Para aprender como criar processos para uma empresa, é essencial ter em mente uma coisa: os processos para empresa devem ser necessários e satisfatórios.

Mas como assim processos satisfatórios? 

Quando as pessoas da equipe finalizarem uma tarefa, a sensação deve ser de satisfação e nunca de que aquela tarefa poderia ter sido feita de forma mais fácil. 

Isso não significa que os processos necessários sejam sempre legais. Muitas vezes eles aumentarão um pouco o tempo de realização de uma tarefa, mas se forem realmente necessários, no final a pessoa compreende que aquilo será útil ou até mesmo essencial para algo na empresa. Mesmo que esse “algo” seja aproveitado por outra pessoa, outro setor ou mesmo por ela mesma algum tempo depois. 

Por exemplo, aqui na yard. sempre que um e-mail marketing será disparado temos um processo que, no momento do disparo do e-mail, não fará nenhuma diferença, mas depois, para coletar os dados para criação do relatório mensal, ter feito esse processo, será muito útil. 

Vou detalhar melhor.

O nome do e-mail dentro do programa que faz o disparo, o RD Station, é separado pelo número e pelo mês:

• 1- Março – Email; 
• 2 – Março – Email;
• 3 – Março – Email;
• 1 – Abril – Email;
• 2 – Abril – Email;
• Etc.

E o necessários?

Já com relação ao “necessários”, significa que um cuidado constante, ao querer aprender como criar processos para uma empresa, deve ser garantir que aquele processo que está sendo criado seja relevante e realmente útil.

Mesmo que não seja útil diretamente para a pessoa que o executa, é importante que essa pessoa saiba o porquê está fazendo aquilo. Quanto mais clareza, mais fácil será fazer com que a equipe cumpra.

Passo a passo para aprender como criar processos para uma empresa.

Mapear

A forma mais eficaz para mapear processos é acompanhar um dia de trabalho de cada pessoa, de cada setor da empresa. Anotar cada passo e tudo que é feito. Questionar cada etapa e o motivo para realização daquela tarefa específica. Se uma pessoa realiza tarefas diferentes em dias diferentes, é importante acompanhar todos os dias que tenham tarefas diferentes. Em alguns casos, é necessário registrar cada passo com fotos, vídeos e prints.

Depois disso, todas as etapas/tarefas são revisadas, sempre acompanhado da pessoa responsável por aquela tarefa, retira-se o que não é necessário e incrementa-se com o que faltou. 

Este é o modelo tradicional de mapeamento de processos. Mas é possível também solicitar para cada pessoa mapear os próprios processos que realiza diariamente na empresa. 

Aqui na yard., por exemplo, nós fazemos de forma mista. Sempre que percebo que algo que acabou de ser feito e será necessário repetir em outro momento, eu peço para a pessoas mapear aquele processo e anotar o passo a passo. 

Nós utilizamos o Trello como ferramenta para guardar os processos mapeados.

Temos um quadro chamado “Processos” e, lá dentro, temos listas separadas por cada setor. Dentro de cada lista, estão os quadros com os processos propriamente ditos.

Print do Trello da yard. com os processos

Atualizar

Engana-se quem pensa que uma vez feito, os processos de uma empresa, estão para sempre finalizados. 

Além de atualizações por necessidade, também é importante ficar atento para criação e mapeamento de novos processos.

Além disso, os processos escritos devem servir para treinamento de novos profissionais e, por isso, eles não podem ser escritos de forma confusa, que apenas quem o escreveu entenda. Devem ser escritos de forma que qualquer pessoa consiga realizar a tarefa apenas vendo aquelas instruções. 

Um exemplo de processo que pode ser executado em uma empresa, é a forma com que ela escolhe sua agência de publicidade. Neste artigo ajudamos a como encontrar a agência de publicidade ideal para seu negócio.

Aproveitar cada B.O. (erro)

Este é um grande aprendizado que eu procuro sempre utilizar aqui na yard. para quem quer aprender como criar processos para uma empresa.

Quando algum problema acontece na empresa, seja por falha de alguém ou por um acidente:

Você tem dois caminhos: ou você procura culpados ou você cria processos.

Aqui eu sempre olho pra algum erro que acontece com a seguinte pergunta: “podemos criar um processo para evitar que isso aconteça outra vez?”.

As possíveis respostas são:

1. Já existe um processo e não foi seguido.
2. Não é necessário criar um processo para isso, apenas reforçar a atenção de quem executa.
3. Podemos criar um processo que evitará ou ajudará a evitar que este erro volte a acontecer. 

Se a resposta for a 1. uma conversa com o responsável é necessária para revisão do processo, se sentir necessidade pode agendar um novo treinamento para isso. 

Se a resposta for a 2. Uma conversa com o responsável é necessário para compreender melhor o acontecido e reforçar a importância da atenção. 

Agora, se a resposta for a 3. Reúna todas as pessoas envolvidas direta e indiretamente nesse trabalho e com a colaboração de todos, escreva um novo processo. 

Fazendo isso recorrentemente, com o passar do tempo, você estará com vários processos criados. 

Conclusão

Lembre sempre que os processos para uma empresa, devem facilitar e não complicar a vida das pessoas. 

Todos devem sentir depois que foi feita uma tarefa que foi melhor ter um processo do que não ter.

Lembrei de indicar um outro artigo em nosso blog que fala sobre comunicação assertiva e como ela pode ajudar a potencializar os processos de uma empresa.

Ouça mais sobre processos no yardcast: